Alles wat je moet weten over zaakgericht werken in 2025

Op deze pagina vind je alle informatie om zaakgericht werken toe te passen binnen jouw organisatie. Met zaakgericht werken maak je een belangrijke stap in de overgang van traditioneel, papiergebaseerd werken naar een moderne, digitale werkwijze.

Waar voorheen documenten fysiek werden opgeslagen in een archief, gebeurt dat nu digitaal in de cloud, op een veilige plek waar alleen geautoriseerde medewerkers toegang tot hebben.

Op deze pagina behandelen we twee belangrijke onderwerpen. Je leest wat zaakgericht werken is en hoe je dit succesvol in de praktijk brengt.
‍
Om zaakgericht werken goed te begrijpen is het belangrijk om eerst duidelijkheid te hebben over wat precies onder een zaak wordt verstaan.

Wat is een zaak?

Binnen de overheid zijn er verschillende vormen van een zaak. Dit hangt af van het type overheidsorganisatie (gemeente, provincie, ministerie). Een zaak kan een verzoek of aanvraag zijn, zoals vergunningsaanvragen, bezwaarschriften, subsidieaanvragen, juridische procedures of klachten.

Tijdens een zaak worden verschillende stappen doorlopen, waarin acties worden ondernomen en informatie wordt verzameld. Deze informatie, zoals documenten, e-mails, en communicatie tussen interne afdelingen en met klanten, wordt opgeslagen in een zaakdossier. Een zaak heeft vaak een vooraf bepaald proces met regels en procedures om ervoor te zorgen dat het efficiënt en consistent verloopt.

Wat is zaakgericht werken?

Zaakgericht werken is een methode die grote organisaties en overheden helpt om overzicht en regie te houden over ingewikkelde taken en processen. Het idee is om het werk te organiseren rond specifieke zaken of cases, denk aan vergunningsaanvragen of klachten/geschillen. Elke aanvraag of procedure wordt als een aparte zaak behandeld.

Voordat een zaak wordt behandeld, worden er duidelijke afspraken gemaakt. Dit omvat wie verantwoordelijk is voor welke taken en welke procedures moeten worden gevolgd. Deze afspraken worden vastgelegd in het zaaktype.

Elk zaaktype is bedoeld voor een bepaalde groep soortgelijke zaken, bijvoorbeeld: de aanvraag voor een vergunning voor het kappen van een boom. In elk zaaktype wordt beschreven wat er nodig is om de desbetreffende zaak succesvol af te ronden. Denk aan: of deze momenteel in behandeling is, in afwachting van een beslissing is, of al is afgerond.

Het zaakdossier krijgt een uniek kenmerk waardoor het altijd vindbaar blijft binnen het zaaksysteem. In het zaakdossier worden alle relevante informatie, communicatie en documenten vastgelegd die te maken hebben met de zaak. Wanneer een inwoner vragen heeft over een zaak, kan een ambtenaar alle informatie over de zaak direct vinden in het zaakdossier.

Zaakgericht werken is een belangrijke stap in de overgang van analoog naar digitaal werken. Waar voorheen documenten werden opgeslagen in een archief, gebeurt dat nu digitaal in de cloud. Op een veilige plek waar alleen geautoriseerde medewerkers toegang tot hebben.

Wanneer kies je voor zaakgericht werken?

Zaakgericht werken is voornamelijk geschikt waar gestructureerde, transparante en herhaalbare werkprocessen de kern vormen. Elke stap in een proces wordt vastgelegd waardoor verantwoording en consistentie gewaarborgd blijven. Dit maakt het gemakkelijker om te werken met verschillende afdelingen, doordat alle relevante informatie centraal beschikbaar is.

Zaakgericht werken is ideaal:

Er zijn diverse benadering om werkprocessen in te richten. Naast zaakgericht werken, is documentgericht werken ook een benaderingen die je kunt overwegen.

Weten wat het verschil is tussen zaakgericht werken en documentgericht werken? Bekijk dan de blog: "Zaakgericht werken of documentgericht werken?".

Waarom zaakgericht werken?

Door zaakgericht werken worden interne processen efficiënt en transparant waardoor informatie duidelijker worden gecommuniceerd richting inwoners. Het resultaat van zaakgericht werken leidt tot betere dienstverlening richting inwoners. Informatie wordt sneller en op een correcte manier verstrekt, wat uiteindelijk ook de informatiepositie van de inwoner versterkt.

Door processen en taken vooraf te analyseren worden pijnpunten beter zichtbaar. Dit verbetert de samenwerking tussen medewerkers en afdelingen. Daarnaast wordt de interne communicatie beter en toegankelijker omdat iedereen in één systeem werkt.
‍
In het zaaksysteem worden alle stappen vastgelegd die medewerkers hebben uitgevoerd. Zo voorkom je dubbel werk en krijg je snel inzicht in de status van een zaak. Dit vergroot de transparantie binnen jouw (overheids)organisatie.

Wat is een zaaksysteem?

Bij zaakgericht werken maak je gebruik van een zaaksysteem. Het zaaksysteem vormt de ruggengraat van zaakgericht werken en fungeert als een softwaretool die helpt bij het beheren van zaken of dossiers binnen je (overheids)organisatie. Het systeem begeleidt de zaak van begin tot eind en zorgt voor overzicht en controle gedurende het proces.

Weten hoe je effectief een zaaksysteem gebruikt? Lees dan de blog: "3 manieren om effectiever te werken met een zaaksysteem".

Wat zijn voordelen van zaakgericht werken?

Zaakgericht werken verbetert de digitale toegankelijkheid en klanttevredenheid door zowel digitale als fysieke communicatiekanalen te gebruiken. Dit stelt inwoners en bedrijven in staat zelf het kanaal te kiezen dat hun voorkeur heeft voor het ontvangen van informatie.

Daarnaast is zaakgericht werken een digitale totaaloplossing die het volledige proces van zaakafhandeling bevat. Dit wordt gerealiseerd door drie applicaties met elkaar te integreren: een zaaksysteem, digitale formulieren en een klantportaal. Hiermee wordt het hele proces van een zaak uitgevoerd binnen één omgeving: van aanvraag tot behandelen en uiteindelijk archiveren.

Daarnaast biedt het ook andere voordelen:

Hoe is zaakgericht werken in lijn met diverse wet- en regelgevingen?

Bepaalde wetten en regels vervullen een rol in het verhogen van het vertrouwen in de overheid. Zaakgericht werken ondersteunt je bij het voldoen aan recente en toekomstige overheidswetten.

Benieuwd op welke manieren je zaakgericht werken kunt implementeren? Lees dan de blog: ''Zaakgericht werken: 3 implementatiestrategieën voor (semi-)overheden''.

Het belang van een implementatieplan

Een goede voorbereiding bepaalt of een project succesvol wordt. Voordat je begint met de uitvoering, is het belangrijk om een implementatieplan op te stellen. Een implementatieplan geeft structuur en richting aan de invoer van een werkwijze, zoals zaakgericht werken.

In het implementatieplan beschrijf je de stappen, middelen en tijdlijn die nodig zijn om het resultaat te bereiken. Op deze manier creëer je duidelijkheid en beperk je risico’s door vooraf onverwachte problemen, vertragingen en extra kosten te identificeren en beheersmaatregelen te nemen.

Hoe implementeer je zaakgericht werken binnen jouw overheidsorganisatie?

Een cruciale factor van een succesvolle implementatie hangt af van hoe goed de verandering wordt geaccepteerd binnen de organisatie en hoe hoog de adoptiegraad is onder de gebruikers.

Het management heeft een bijzondere rol. Het is belangrijk dat deze betrokken is bij het zaakgericht werken en hier de waarde van inziet, zodat ze dit uitstraalt naar de medewerkers. Betrek de medewerkers ook actief in het veranderproces. Laat hen meedenken over het ontwerp en de inrichting van zaaktypes en systemen. Op deze manier zullen medewerkers meer open staan voor de verandering.

Implementatieplan voor zaakgericht werken

De tijd die nodig is om zaakgericht werken te implementeren, hangt af van verschillende factoren. Denk aan de grootte en complexiteit van de organisatie, de huidige werkwijze de mate van benodigde verandering die nodig is om het gewenste resultaat te bereiken.

Atabix als kennispartner voor de overheid

Atabix ondersteunt overheden en bedrijven bij de ontwikkeling en implementatie van digitale oplossingen. Dit doen we met een team vol experts en het aanbieden van no-code SaaS-oplossingen.

We hebben meer dan 25 jaar ervaring als softwareleverancier en kennispartner voor de overheid. Onze experts zijn op de hoogte van de recente veiligheidseisen en wet- en regelgeving die gelden voor overheidsorganisaties. Voldoe eenvoudig aan de Wmebv door de inzet van onze gestandaardiseerde SaaS-oplossingen zoals Atabix Zaaksysteem, Atabix Mijn Portaal en Atabix Formulieren.