Uitdaging
Amsterdam Zuidas werkte met het zaaksysteem van Kodision, maar liep daarbij tegen meerdere beperkingen aan. Het systeem was complex in gebruik, wijzigingen kostten veel tijd en de ontwikkeling verliep traag. Hoewel de samenwerking met de developers goed was, liep het systeem achter op wat wij nodig hadden. Voor publieksvoorlichters betekende dit frustratie en afhankelijkheid van externe hulp. Er was behoefte aan een gebruiksvriendelijke oplossing die sneller meebeweegt met de praktijk.
Oplossing
Om de publieksdienstverlening te verbeteren stapte Amsterdam Zuidas over op Atabix Formulieren en het Atabix Zaaksysteem. De overstap werd zorgvuldig begeleid, waarbij bestaande processen zijn overgezet en geoptimaliseerd. Dankzij de no-code aanpak kunnen medewerkers nu zelf formulieren aanpassen, e-mailtemplates beheren en procesverbeteringen doorvoeren – zonder technische tussenkomst.
Resultaat
Publieksvoorlichters verwerken meldingen, klachten en rondleidingsaanvragen nu sneller en overzichtelijker in één digitale omgeving. Het systeem is betrouwbaar en flexibel, en past zich eenvoudig aan bij nieuwe wensen. Door de hoge mate van zelfstandigheid besparen medewerkers tijd én wordt de dienstverlening aan bewoners en bezoekers verbeterd.
Eén centrale oplossing voor publiekscontact
Informatiecentrum Zuidas-Zuidasdok is hét aanspreekpunt voor iedereen die iets wil weten of melden over de gebiedsontwikkeling rond Amsterdam Zuidas en de vernieuwing van station Zuid en de A10 Zuid. Medewerkers van het informatiecentrum beantwoorden dagelijks vragen van bewoners, bedrijven en bezoekers – over bouwprojecten, leefbaarheid of bijvoorbeeld het aanvragen van een rondleiding. Sinds kort verwerken zij al deze meldingen en verzoeken centraal in één systeem: de Atabix Suite.
De publieksvoorlichters van het informatiecentrum werkten voorheen met een systeem dat regelmatig voor onzekerheid zorgde. Dat leverde frustratie op, vertelt Ilona, technisch beheerder: “Het vorige systeem zorgde regelmatig voor onzekerheden. De interface was onduidelijk en niet intuïtief. Voor simpele aanpassingen was je veel tijd kwijt. In Atabase is alles logisch ingericht. Als je het een paar keer gedaan hebt, weet je hoe het werkt.”
Een soepele overgang naar het nieuwe systeem
De overstap naar de Atabix Suite verliep soepel en met goede begeleiding. Ilona, technisch beheerder, kijkt daar positief op terug:
“Ik ben best kritisch als het om systemen gaat. Ik heb veel implementaties meegemaakt en let op gebruikersvriendelijkheid. Maar met de Atabix Suite hadden we echt een zachte landing. Het werkt soepel, er zit veel functionaliteit in en de begeleiding is echt goed.”
De publieksvoorlichters werken inmiddels met elf formulieren. Vijf daarvan zijn overgezet en geoptimaliseerd vanuit het vorige systeem. Ilona maakte zelf de Engelstalige varianten, past formulieren aan waar nodig en kan zelf de huisstijl van Zuidas toepassen. Ook de e-mailtemplates zijn gestroomlijnd: “We hebben nu één sjabloon waarin je kop- en footerteksten instelt. Dat hergebruik je in alle mails. Dat werkt heel prettig.”
Zelf formulieren bouwen zonder technische kennis
Een groot verschil met het vorige systeem is de toegenomen zelfstandigheid van de gebruikers. Ilona vertelt dat het maken van formulieren en het koppelen aan een zaaktype heel eenvoudig gaat. Ze kreeg een instructie, maar ontdekt ook veel zelf:
"Het systeem is zo goed afgestemd op gebruikers dat je prima zonder diepgaande technische kennis aan de slag kunt.”
Ook het instellen van onderdelen of beantwoorden van vragen kost veel minder tijd dan voorheen. Ilona zegt: “Als we iets willen instellen of een vraag willen beantwoorden dan is dat nu minutenwerk. Voorheen waren we hier een stuk langer mee bezig.”
De helpdesk is zelden meer nodig. “We hoeven de helpdesk nauwelijks te bellen. Je vindt je weg makkelijk. Zelfs als je geen technische achtergrond hebt, ben je zelfredzaam in dit systeem.”
Een goede samenwerking als basis voor de toekomst
Ilona is positief over de samenwerking met Atabix. Waar ze bij grotere leveranciers vaak traagheid en starheid ervaart, voelt het hier anders: “Ik was blij verrast. Bij grotere leveranciers merk je vaak traagheid, starheid. Maar bij Atabix heb ik echt het gevoel dat mijn vraag ertoe doet. Er wordt geluisterd én gehandeld. Dat is gewoon heel prettig.” Ook richting de toekomst is er vertrouwen. De Atabix Suite biedt nog veel onbenut potentieel:
“We gebruiken nu pas een fractie van wat het systeem kan. Maar ik zie hoeveel er mogelijk is, en ik weet zeker dat het zich blijft ontwikkelen. Dat geeft vertrouwen.”
Vraag een demo aan
Ervaar hoe eenvoudig formulierenbeheer kan zijn
Onze experts laten zien hoe je zelf formulieren maakt, beheert en koppelt aan processen – helemaal vrijblijvend.