Uitdaging
Toen de TSB-regeling (Tegemoetkoming Stoffengerelateerde Beroepsziekten) in werking trad, was het aanbestedingstraject voor een zaaksysteem nog niet afgerond. Bureau Lexces, ondergebracht bij het RIVM (Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu), koos daarom voor een tijdelijke oplossing om aanvragen te kunnen verwerken. In de praktijk bleek dit niet ideaal: iedere aanvraag werd een apart bestand, waardoor informatie versnipperd raakte en lastig terug te vinden was. Gegevens moesten handmatig worden beheerd en processen waren onoverzichtelijk, waardoor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens veel aandacht vroeg.
Oplossing
Met de Atabix Suite beschikt Bureau Lexces nu over een compleet systeem voor het registreren, beoordelen en verwerken van TSB-aanvragen. Dankzij de no-code oplossingen hoeven functioneel beheerders van het RIVM nu niet meer naar de leverancier voor elke wijziging. Ze kunnen zelf gebruikers toevoegen, velden aanpassen, rollen beheren en nieuwe zaaktypen aanmaken, bijvoorbeeld bij de introductie van nieuwe beroepsziektes. Dit maakt beheer makkelijker, vergroot onafhankelijkheid en zorgt dat het systeem meegroeit met de praktijk.
Resultaat
Een digitaal zaaksysteem waarin bijzondere persoonsgegevens veilig worden opgeslagen, gebruikers alleen toegang hebben tot informatie die voor hen relevant is en functioneel beheerders zelfstandig rollen, gebruikers en zaaktypes kunnen beheren. Sinds de livegang in januari 2024 werken ongeveer 70 interne en externe gebruikers met het systeem, waaronder medische specialisten, bedrijfsartsen en arbeidshygiënisten. De oplossing is schaalbaar, gemakkelijk zelf aanpasbaar en voldoet aan AVG-eisen.
Wat Bureau Lexces zocht in een zaaksysteem
Sinds 1 januari 2023 kunnen mensen die ziek zijn geworden door blootstelling aan gevaarlijke stoffen op hun werk een financiële tegemoetkoming aanvragen. Dit heet de TSB-regeling. Bureau Lexces behandelt deze aanvragen en legt ze voor aan een panel van deskundigen. Het panel beoordeelt daarna of er sprake is van een stoffengerelateerde beroepsziekte.
Omdat het om medische gegevens gaat, stelde Bureau Lexces strenge eisen aan het zaaksysteem. Niet alleen aan beveiliging, maar ook aan schaalbaarheid: ze rekenden op 2500 aanvragen per jaar.
"We hadden een programma van eisen opgesteld voor het online zaak-volgsysteem: het systeem moest voldoen aan de RIVM-informatiebeveiligingsvereisten, AVG-proof zijn, autorisaties ondersteunen, verschillende gebruikers met in te stellen rechten/rollen aankunnen en meegroeien met de praktijk."
- Koen Verbist, programmamanager TSB-regeling
Belangrijkste verbeteringen
In samenwerking het systeem opgericht
De implementatie van het nieuwe zaaksysteem bij Bureau Lexces verliep in nauwe samenwerking met Atabix. In 11 maanden werden alle stappen zorgvuldig doorlopen: van het scherpstellen van de wensen en processen tot aan de inrichting van het systeem met zaaktypen. Gedurende deze 11 maanden kwamen Bureau Lexces en Atabix vaak samen om dit proces zorgvuldig af te stemmen.
"We hebben het eerste jaar echt veel met Joep, Evelien en Isabel samen gezeten. Soms wisten zij het ook niet, maar dan zochten we het uit. Het samen doen was heel mooi. Daardoor ken ik het systeem nu ook heel goed.
- Bianca Hilhorst, wetenschappelijk panelsecretaris TSB-regeling en functioneel beheerder van Atabase bij Bureau Lexces
Bureau Lexces houdt regie in eigen hand
De no-code functionaliteit wordt door de beheerders als groot voordeel ervaren. Aanpassingen kunnen direct worden doorgevoerd, zonder tussenkomst van Atabix. Dit bespaart tijd, kosten en verhoogt de wendbaarheid van de organisatie.
Zo zegt Bianca: "In het begin voelde het alsof ik het diepe in werd gegooid, maar uiteindelijk zag ik de voordelen hiervan. Ik ken nu echt alle ins en outs van het systeem en kan snel iets aanpassen als dat nodig is. Dat geeft me controle en het werkt prettig."
“Bij andere partijen moeten we voor elke kleine aanpassing terug naar de leverancier,” vult Koen aan. “Terwijl als wij zeggen: ‘Joh, we willen tijdelijk tien velden erbij’, dan maken we die er zelf gewoon bij. Dat gaat snel en makkelijk. Ik vind dat wel heel prettig – dat je zo vlot kunt doorontwikkelen.”
Constructieve samenwerking met perspectief
In de projectfase was het contact intensief, met vaste consultants die meedachten over inrichting en structuur. Na livegang waren er wat hobbels, zoals onduidelijkheid over aanspreekpunten, maar inmiddels is er duidelijkheid en stabiliteit. Supportverzoeken worden snel opgepakt en nieuwe wensen worden via het accountmanagement besproken.
“We hebben dat met Jilles goed ingericht,'' zegt Bianca. ''We zitten nu elk half jaar samen om tafel, niet alleen om wensen of bugs te bespreken, maar ook om verder vooruit te kijken.”
Bureau Lexces kijkt positief terug op het proces en hoe de communicatie nu verloopt. De klantendag en de bereidheid van Atabix om feedback om te zetten in verbeteringen worden expliciet gewaardeerd. Dankzij de intensieve samenwerking, het meedenken en het behoud van de regie bij functioneel beheer, heeft Bureau Lexces nu een systeem dat goed aansluit op de praktijk.
Meer weten over Atabix Zaaksysteem?
Benieuwd hoe het Atabix Zaaksysteem ook jouw organisatie kan helpen met veilige, schaalbare digitale processen? Neem contact met ons op voor een demo of adviesgesprek.