Uitdaging
Centrum Veilige Sport Nederland (CVSN) werkte met een gedateerd zaaksysteem dat de groei van het aantal meldingen niet aankon. Van 400 meldingen in 2019 groeide dit naar meer dan 1.200 per jaar. Het systeem was bewerkelijk, waardoor de kans op invoerfouten groot was en voldeed niet aan kritieke AVG-vereisten zoals gecontroleerde toegang tot dossiers en automatische retentieperiodes.
Oplossing
Met de Atabix Suite (Atabix Zaaksysteem, Atabix Formulieren, Atabix Mijn Portaal) implementeerde Atabix in samenwerking met CVSN een geïntegreerd systeem dat voldoet aan strenge AVG-richtlijnen. De oplossing ondersteunt complexe workflows, automatiseert handmatige processen en faciliteert veilige samenwerking tussen CVSN en 78 aangesloten sportbonden.
Resultaat
Een modern zaaksysteem dat het vier-ogen-principe automatiseert, een nieuw triage-systeem ondersteunt en aangewezen eindgebruikers in staat stelt zelf aanpassingen door te voeren. Het systeem verwerkt nu ruim 1.200 dossiers per jaar op een veilige, efficiënte en schaalbare manier.
Één systeem voor gevoelige meldingen in de sport
Centrum Veilige Sport Nederland is sinds 2019 het centrale meldpunt voor grensoverschrijdend gedrag, matchfixing en doping in de sport. Van discriminatie en pesten tot seksuele intimidatie – CVSN verwerkt en begeleidt alle meldingen met de grootste zorgvuldigheid. Met de explosieve groei van 400 naar meer dan 1.200 meldingen per jaar, werd de noodzaak voor een robuust, schaalbaar systeem steeds urgenter.
"Het vorige systeem was bewerkelijk en voldeed simpelweg niet meer. De gebruikers moesten veel handelingen handmatig uitvoeren bij de opvolging van meldingen. Met de groei in aantallen werd het verwerken van meldingen foutgevoelig."
- Serge Westercappel, manager CVSN
Stefan van Schendel, verantwoordelijk voor de technische implementatie, vult aan: "We hadden een veeleisend eisenpakket voor het budget dat er tegenover stond. We wilden workflow-gebaseerd werken, AVG-compliant data delen tussen sportbonden en automatische retentieperiodes instellen."
De drie belangrijkste verbeteringen
Na een leveranciersselectie koos CVSN voor Atabix vanwege de uitstekende prijs-kwaliteitverhouding en bovenal de flexibiliteit van het systeem. Van Schendel: "Atabix was heel stellig dat ze onze ambitieuze deadline van 1 december konden halen, waar andere leveranciers voorbehoud maakten."
De implementatie bracht drie cruciale verbeteringen:
- Automatisering van complexe processen: Het nieuwe systeem automatiseert voorheen handmatige taken, van het toewijzen van meldingen tot het versturen van notificaties. Westercappel: "Automatisering van processen die in het vorige systeem niet mogelijk waren, is voor ons de belangrijkste verbetering."
- Geïntegreerd afwegingskader met vier-ogen-principe: CVSN ontwikkelde een innovatief triage-systeem met vier categorieën, van eenvoudige verenigingszaken tot mediagevoelige dossiers met politieaangifte. Het systeem dwingt casemanagers en medewerkers van meldpunten om meldingen te onderbouwen op basis van impact, urgentie, frequentie en complicerende factoren. "Het systeem zorgt ervoor dat je die onderbouwing schriftelijk moet vastleggen," legt Westercappel uit. "Een reviewer kan vervolgens het advies challengen – dat kan een interne reviewer bij de bond zijn of een externe reviewer bij CVSN."
- Volledige controle door no-code flexibiliteit: Van Schendel benadrukt de zelfstandigheid die het team nu heeft: "We kunnen heel veel zelf, waardoor we niet afhankelijk zijn van de leverancier. Bij de vorige leverancier leidde een simpele veldwijziging tot uitdagingen. Nu zitten we zelf aan de knoppen."
Strikte AVG-eisen als uitgangspunt
Met meldingen over grensoverschrijdend gedrag is een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens essentieel. Het systeem moest informatie kunnen delen tussen CVSN en 78 sportbonden, maar tegelijkertijd strikte toegangscontrole waarborgen.
"Je wilt heel goed die informatie onderling kunnen delen, maar je wilt niet dat alles voor iedereen zichtbaar is. Een melding komt vaak bij CVSN binnen, maar de bond doet ook een deel van de afhandeling."
- Stefan van Schendel, projectleider ICT
De oplossing was een uitgekiend rechtensysteem waarbij niet iedereen alles kan zien, maar wel alle dossiers op hoofdniveau zichtbaar zijn. Van Schendel: "Het is niet de oplossing die wij in eerste instantie bedacht hadden, maar we hebben wel het resultaat wat we wilden."
Een prettige samenwerking
De implementatie kenmerkte zich door een intensieve en prettige samenwerking. De wekelijkse co-creatiesessies zorgden voor een open sfeer en snelle voortgang. Van Schendel: "Er werd hard gewerkt, maar er was ook ruimte voor een dolletje op z’n tijd. Als er een vraag kwam vanuit onze kant, kwam daar snel antwoord op. We konden elkaar goed vinden en dat was super prettig werken."
De snelheid van implementatie was indrukwekkend en een direct gevolg van de nauwe samenwerking.
Van Schendel: "Ik was de eerste twee weken van het project afwezig. Toen ik terugkwam stond er al een formulier en was er al een zaakflow aangemaakt. Die snelheid is er altijd in gebleven. Feedback vanuit ons om de samenwerking verder te optimaliseren werd contructief opgepakt door Atabix."
Adoptie van het nieuwe systeem
Met 80-100 gebruikers verdeeld over CVSN en 78 sportbonden, was de acceptatie van het nieuwe systeem een belangrijke uitdaging. Het systeem vereiste een fundamentele verandering: gebruikers moesten niet alleen wennen aan nieuwe software, maar ook aan de aangescherpte processen die daarbij hoorden.
"Verandering is lastig," erkent Westercappel. "Voor CVSN-collega's is dit systeem het kloppend hart van de operatie — zij zijn er dagelijks in bezig. Bij sportbonden is dat anders. Daar kan een drempel worden ervaren om meldingen in te voeren."
De invoering van het nieuwe triage-systeem met verplichte velden stuitte aanvankelijk op weerstand. Van Schendel: "Mensen vinden het vele klikken omslachtig, maar dat ligt niet aan het systeem, dat ligt aan het proces dat we hebben aangepast. Je ziet dat mensen op een gevarieerd tempo door die verandercurve gaan."
Om de adoptie te bevorderen heeft CVSN een gebruikersgroep ingesteld. Westercappel: "We bespreken periodiek wijzigingsverzoeken en kijken wat we nog willen verbeteren. Die input kunnen we vervolgens bij Atabix neerleggen."
Een succesvolle livegang
Hoewel de ambitieuze deadline van 1 december technisch haalbaar was, besloten CVSN en Atabix in goed overleg om de livegang te verplaatsen. Deze beslissing gaf extra ruimte voor gebruikerstrainingen. Van Schendel licht toe: "Qua systeem stond het gewoon 1 december, maar de tijd die nodig was om alle gebruikers zorgvuldig te trainen bleek langer dan initieel voorzien. Daarom schoven we op naar 1 februari."
Een week voor de geplande livegang ontstond er echter een uitdaging rondom de datamigratie. Dankzij de flexibiliteit van Atabix werd de livegang direct opgeschoven. Het team pakte de nieuwe situatie snel op, waardoor de migratie in maart alsnog succesvol werd afgerond. Van Schendel: "Daar is wat meer werk uitgekomen, maar met de juiste flexibiliteit is dat opgepakt aan jullie kant."
Klaar voor de toekomst
Nu het systeem draait, ziet CVSN volop mogelijkheden voor doorontwikkeling. Via het Atabix Support Team worden verbeterverzoeken snel opgepakt. Westercappel: "De lijntjes zijn kort. Als we een vraag hebben aan het Support Team, wordt er snel gereageerd."
Het nieuwe systeem stelt CVSN in staat hun missie – een veilige sportomgeving voor iedereen – professioneler uit te voeren. Met geautomatiseerde processen, een doordacht afwegingskader en de flexibiliteit om zelf aanpassingen door te voeren, is de organisatie klaar voor verdere groei.
De succesvolle implementatie bewijst de kracht van een flexibele oplossing en een flexibele samenwerking. Hoewel de uiteindelijke oplossing anders was dan vooraf bedacht, is het eindresultaat precies wat CVSN nodig had: een systeem dat de zorgvuldige processen ondersteunt en de organisatie klaarstoomt voor de toekomst.
Ontdek de Atabix Suite
Werk je ook met gevoelige dossiers en complexe samenwerkingsverbanden? Onze experts laten je graag zien hoe de Atabix Suite jouw processen kan verbeteren.