Cases: Gemeente Drimmelen

Een duidelijke wens: zelf de regie

Gemeente Drimmelen ligt in Noord-Brabant en telt ongeveer 28.000 inwoners. Voor haar dienstverlening aan klanten werkte de gemeente met een verouderde formulieroplossing die niet meer aansloot bij de behoeften. Ze zochten een moderne, gebruiksvriendelijke en flexibele oplossing waarmee ze zélf formulieren konden beheren en processen konden stroomlijnen. 

‍

Na een positieve demo raakte gemeente Drimmelen overtuigt van Atabix Formulieren. Begin november 2024 begon de samenwerking met een kick-off dag waarbij meer over het product en de gebruikswijze werd verteld.

Belangrijkste verbeteringen

1. Digitaal en duidelijk: formulieren worden niet langer via post of e-mail aangeleverd, maar digitaal ingevuld en automatisch doorgezet naar de verschillende systemen. Dat voorkomt dat aanvragen, bezwaren en vergunning versnipperd binnenkomen of ingescand moeten worden. Ook hoeven de medewerkers niet meer onduidelijke handschriften te ontraadselen.
2. Complete informatie: alle bijlagen en verplichte velden worden direct aangeleverd, omdat ze afgedwongen worden voordat de klant het formulier mag opsturen. Dit resulteert in minder nabellen of e-mailen, wat tijd bespaart en de kwaliteit van de dienstverlening verhoogt.
3. Betere routering: formulieren sturen gebruikers automatisch naar het juiste loket of contactpunt, wat de werkdruk verlaagt en klanttevredenheid verhoogt. Onjuiste meldingen of aanvragen worden zo voorkomen. Dit leidt tot minder frustratie bij burgers en efficiëntere interne processen.
4. Onafhankelijkheid: de gemeente heeft een eigen proces ontwikkeld om onafhankelijk nieuwe formulieren te bouwen of aan te passen. Medewerkers hebben geen technische kennis nodig om toch snel aanpassingen te doen of nieuwe formulieren op te zetten dankzij de no-code interface van Atabix Formulieren. Dat vergroot de wendbaarheid en verlaagt de afhankelijkheid van externe partijen.

Implementatie onder tijdsdruk

De gemeente had een harde deadline: 31 december 2024 moesten minimaal 20 formulieren af zijn om 1 januari 2025 live te gaan. De koppeling tussen Atabix Formulier en RxMission stond hierbij centraal. Gelukkig verliep deze koppeling soepel, dankzij een fijne samenwerking en duidelijke afspraken tussen Atabix en de leverancier. Gemeente Drimmelen had nauwelijks omkijken had naar dit onderdeel van het project, wat rust gaf in een fase waarin intern hard werd gewerkt aan het opbouwen van de eerste formulieren. 

‍

De gebruiksvriendelijkheid van het systeem viel direct op en werd zelfs “monkey-proof” genoemd. Al snel waren teamleden in staat om formulieren op te zetten, aan te passen en te publiceren. Alleen bij technisch complexere vraagstukken, zoals veldlogica met meerdere afhankelijkheden, werd incidenteel de hulp van Atabix ingeschakeld.

Efficiëntere processen

Na de jaarwisseling verdween de tijdsdruk en kon de gemeente doorbouwen aan de resterende formulieren. Inmiddels zijn er ruim 50 formulieren live, waaronder vergunningen voor evenementen, alcohol en parkeren, evenals aanvragen voor bijvoorbeeld een starterslening.

‍

De digitalisering van processen zorgde direct voor merkbare verbeteringen. Gegevens komen nu digitaal, compleet en leesbaar binnen, inclusief alle bijlagen. Waar eerder post, e-mail en papieren formulieren door elkaar liepen, is er nu één centrale digitale stroom. Dat scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook handmatige fouten en dubbele handelingen.

‍

Een voorbeeld van een efficiënter proces is het vernieuwde klachtenformulier. Voorheen kwamen klachten soms bij het verkeerde loket binnen. Dit zorgde voor extra werkdruk bij medewerkers en frustratie bij klanten, die hun melding opnieuw moesten indienen bij het juiste loket. Als klanten nu het verkeerde formulier gebruiken voor hun klachten, worden ze doorverwezen naar wél het juiste formulier. Dat scheelt voor zowel medewerkers als klanten tijd en frustratie.

Eigenaarschap en kennis in huis

Gemeente Drimmelen koos ervoor om de implementatie van Atabix Formulieren zelf uit te voeren. Na slechts één training gingen de medewerkers al zelfstandig aan de slag. Met elk formulier dat ze bouwde, bouwde ze ook kennis intern op. Met deze kennis hebben zij uiteindelijk een eigen werkwijze geperfectioneerd. Hiermee digitaliseren ze zelf nieuwe en bestaande processen en formulieren, zonder dat de hulp van Atabix of een andere externe partij nodig is.

Tevreden over de samenwerking

Het systeem is inmiddels volledig operationeel. Gemeente Drimmelen beschikt over een no-code formulierenoplossing met zaaksysteemkoppeling en gebruiksvriendelijke interfaces. De gemeente Drimmelen hebben een positieve samenwerking ervaren met Atabix. Ze zijn blij met de functies die worden toegevoegd die de werkzaamheden binnen de gemeente makkelijker maken.

‍

Met Atabix Formulieren heeft Gemeente Drimmelen een applicatie waarmee ze zelf in de hand hebben wanneer en welke processen ze willen digitaliseren. Nu de basis staat, kijkt Gemeente Drimmelen vooruit. De focus ligt op het verder verfijnen van de processen en het aansluiten van DigiD en eHerkenning, waar inmiddels hard aan gewerkt wordt.