Uitdaging
Hogeschool Windesheim faciliteert 'studeren op maat' en begeleidt studenten die behoefte hebben aan speciale voorzieningen, hiervoor zochten zij software waar 27.000 studenten en 2.000 medewerkers op een veilige manier in kunnen communiceren en een begeleidend traject kunnen doorlopen.
Oplossing
Aan de hand van producten uit de Atabix Suite (Formulieren, Mijn Portaal, Zaaksysteem, CRM en Datalijsten) is een systeem gebouwd waar studenten speciale voorzieningen of begeleiding aanvragen en krijgen gedurende hun studie.
Resultaat
Een online studentbegeleidingsysteem dat soepel werkt, gegevens veilig verwerkt en opslaat en studentbegeleiding naar een hoger niveau tilt.
Eén systeem voor alle studentbegeleiding
Hogeschool Windesheim heeft vestigingen in Zwolle en in Almere en biedt onderwijs aan zo'n 27.000 studenten. Windesheim wil een hogeschool zijn waar iedereen zich gezien en gehoord voelt. Alle studenten hebben een studentbegeleider voor intensieve en persoonlijke coaching. Als er klachten of problemen zijn kunnen studenten terecht bij het Student Support Centrum, dat allerlei soorten ondersteuning biedt. Bijvoorbeeld op het gebied van studeren met een functiebeperking, psychische problematiek, loopbaanvragen of taalondersteuning.
Naast studentbegeleiding biedt Windesheim ook loopbaancoaching voor professionals. Deze begeleiding is geïntegreerd in het systeem dat Atabix voor Windesheim heeft ingericht.
Toria Nijenhuis, projectmanager bij Windesheim en Jessica Askamp, functioneel beheerder van het online studentbegeleidingssysteem vertellen over de totstandkoming van het systeem.
Toria: "Bij Windesheim krijgt elke student studentbegeleiding, dat noemen we eerstelijnszorg. We bieden ook tweedelijnszorg: ondersteuning door het Student Support Centrum. Hier werken diverse specialisten, bijvoorbeeld een studentendecaan, studentenpsycholoog, studiekeuze- en loopbaancoach en taalspecialist, councelors, etc. Om deze processen te ondersteunen en naar een hoger niveau te tillen, zochten we de juiste software."
In april 2024 schreef Windesheim een aanbesteding uit. Via deze aanbesteding ontdekte Windesheim de voordelen van de producten uit de Atabix Suite. Atabix ging aan de slag met het inrichten van een online studentbegeleidingsysteem voor Windesheim. Windesheim nam het studentbegeleidingssysteem in december 2024 in gebruik.
Van aanvraag tot dossier: het begeleidingsproces
Het team van Atabix richtte 15 verschillende begeleidingsprocessen in. Vijf daarvan zijn complete processen die van begin tot eind in het systeem worden afgehandeld, zoals het aanvragen van topsportstatus, het registreren van een training, het starten van loopbaancoaching of het aanvragen van toetsvoorzieningen bij functiebeperkingen.
Jessica legt uit: “Een decaan start een aanvraag na een gesprek met een student. Aan het eind van de aanvraag kent de decaan een voorziening toe. Deze informatie wordt opgeslagen in een datalijst en gekoppeld aan andere systemen.” Toria vult aan: "Met die informatie regelt Windesheim dat de student van tevoren de juiste toetsvoorzieningen krijgt. Zoals extra tijd, rustige ruimte, auditieve ondersteuning, enzovoorts. De student krijgt een pasje met de voorzieningen erop. Dit kan de student tonen aan de surveillant tijdens een toets.”
Jessica vertelt hoe het aanvragen van topsportstatus werkt: "We hebben formulieren ingericht op het Portaal van de student. Als de student topsporter is kan een student topsportstatus aanvragen. Een coördinator krijgt dat binnen en rondt dat proces af. Als een student die status heeft, heeft dat consequenties voor het studeren."
Daarnaast ondersteunt het systeem doorlopende begeleiding. Elke student heeft een begeleidingsdossier dat openblijft gedurende de gehele studie. Na afronding wordt het dossier gearchiveerd. Jessica: “Iedere student heeft een begeleidingszaak, en dit is één zaaktype.”
De inrichting van het systeem bij Windesheim wijkt af van de traditionele manier van zaakgericht werken. Dit project laat zien hoe je de producten van Atabix flexibel en effectief in kan zetten om unieke uitdagingen aan te pakken.
Uitdagingen, iteraties en workshopsessies
De migratie van gegevens van het oude naar het nieuwe systeem was een uitdaging, vooral omdat veel processen nog niet goed waren vastgelegd, vertellen Toria en Jessica. Bijvoorbeeld het proces voor switchcoördinatoren. Wanneer een student niet de juiste studiekeuze gemaakt heeft en van studierichting wil wisselen, gaan zij dit 'switchtraject' in.
Toria: "In de oude situatie werkte dat met een formulier. Er werd vooral veel heen en weer gemaild, maar er was niet echt een registratiesysteem. Nu heeft de student een eigen portaal waarin je kan aangeven dat je twijfelt over je studiekeuze. Het proces wordt opgestart en de student gaat een flow in om via de juiste persoon de juiste stappen te nemen. In het zaaktype wordt dat netjes verwerkt."
"Er zijn heel veel mogelijkheden binnen de Atabix Suite. We hebben volledig gebruik gemaakt van de mogelijkheden van de applicaties om aan de vraag te kunnen voldoen van de verschillende betrokken groepen."
In de uitvoering van het project zijn verschillende stakeholdergroepen betrokken, zoals decanen, topsportcoördinatoren, studentbegeleiders en psychologen, met ieder eigen voorkeuren en belangen. Jessica: "We hebben workshops georganiseerd per proces, waarin we de betrokken mensen hebben uitgenodigd om samen met consultants van Atabix en Windesheim de processen in te richten." Zo zijn er op basis van co-creatie en workshopsessies veel aanpassingen gedaan.
Toria: “De decanen wilden elk detail van hun huidige werkproces in het nieuwe systeem. Dit zorgde ervoor dat we soms concessies moesten doen om te zorgen dat het systeem voor iedereen werkt.” Inmiddels, nu het af is, zijn er positieve reacties te horen. Jessica en Toria zijn tevreden over het resultaat. Jessica: "Er zijn heel veel mogelijkheden binnen de Atabix Suite. We hebben volledig gebruik gemaakt van de mogelijkheden van de applicaties om aan de vraag te kunnen voldoen van de verschillende betrokken groepen."
Beveiligde gegevens van begin tot archivering
Privacy speelt een belangrijke rol in het systeem. Studenten en begeleiders zien alleen de informatie die relevant voor hen is. Zo heeft een switchcoördinator geen toegang tot de dossiers van een psycholoog, en andersom. Omdat alle registratie en communicatie van begeleidingsprocessen in het systeem gebeurt, heeft Windesheim de controle over de gegevens, van begin tot archivering.
"Het was een prettige samenwerking. De lijnen waren kort en bij de livegang werd snel geschakeld."
Een samenwerking met korte lijnen en snelle oplossingen
Het elf maanden durende project had een prettige en directe samenwerking. Jessica: "De samenwerking was heel fijn. We hadden regelmatig projectmeetings, waarin de projectmanager en consultants van Atabix langskwamen om de voortgang door te nemen. De workshops waren ook erg nuttig." Toria sluit zich hierbij aan: "Het was een prettige samenwerking. De lijnen waren kort en bij de livegang werd snel geschakeld. Problemen werden snel opgelost."
Het nieuwe systeem biedt structuur, overzicht en een duidelijk proces voor begeleiding. Studenten krijgen meer regie over hun eigen traject, terwijl begeleiders efficiënter kunnen werken met meer inzicht. Windesheim heeft hiermee studentbegeleiding naar een hoger niveau getild en is klaar voor de toekomst.
