Uitdaging
Een verouderd zaaksysteem vervangen om interventies en praktijkvoorbeelden in te verwerken en deze overzichtelijk weergeven op de verschillende websites van het Loket Gezond Leven, Duurzame Voeding en Programma Gezonde Leefomgeving.
Oplossing
No-code oplossingen, zoals datalijsten, formulieren en een flexibel zaaksysteem met beveiligde gegevens, die het mogelijk maken voor functioneel beheerders om eenvoudig aanpassingen door te voeren en voor gebruikers en redacteuren om nieuwe interventies gemakkelijk aan te vragen of aan te maken.
Resultaat
Een modern en overzichtelijk zaaksysteem dat bijdraagt aan een efficiënte werkwijze en veel vrijheid voor gebruikers van het Loket Gezond Leven, Duurzame Voeding en Programma Gezonde Leefomgeving.
Eén flexibele oplossing voor drie programma's
Interventiedatabase is een initiatief van het RIVM (Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu). Op Loket Gezond Leven vind je een database met interventies, zoals stoppen met roken, stoppen met drinken, mentale gezondheid, valpreventie voor ouderen en meer. Hier wordt samengewerkt met o.a. Gezonde School, Gezonde Kinderopvang en Kenniscentrum Sport & Bewegen. Op Loket Duurzaam Eten is een overzicht aan interventies rondom duurzame voeding te vinden.
Deze interventiedatabases werden beheerd vanuit een verouderd zaaksysteem, waar veel tijd aan verloren ging. Het functioneerde niet meer naar wens, dus werd er gezocht naar een oplossing. Naast deze back-end oplossing, was er ook vraag naar een front-end oplossing: hoe konden de interventies overzichtelijk weergegeven worden voor gebruikers op de website?
Omdat het programma Gezonde Leefomgeving, een database met praktijkvoorbeelden en ontwerp principes, een zelfde soort oplossing nodig had, werd ook dit programma meegenomen in het proces.
Michel te Dorsthorst (product owner Interventiedatabase) en Laurens Zwakhals (senior onderzoeker monitoring volksgezondheid en zorg) kwamen uit bij Atabix. Michel: “Toen we alles afwogen: prijs, functionaliteit, de vrijheid om zaken zelf te in te regelen, kwam Atabix eigenlijk gewoon veruit als de meest flexibele oplossing naar boven.”

“Bij Atabix is er gewoon ontzettend veel vrijheid. Waar andere bedrijven zouden zeggen: ‘dit past niet binnen onze scope’, gingen jullie hier mee aan de slag.”
Michel en Laurens zijn tevreden over de samenwerking en de gedrevenheid van de projectmanagers. Michel: “Bij Atabix is er gewoon ontzettend veel vrijheid. Waar andere bedrijven zouden zeggen: ‘dit past niet binnen onze scope’, gingen jullie hier mee aan de slag. De samenwerking ging gewoon soepel, de communicatie was hartstikke laagdrempelig. Je merkte dat de lijntjes snel gelegd waren. Dat was heel fijn.”
Laurens vult aan: "Ja, er was veel begrip, veel tijdsbeschikbaarheid als er wat issues waren om het georganiseerd en uitgelegd te krijgen. Vragen werden snel opgepakt."
Vernieuwend, modern en innovatief
De drie RIVM-programma's maken gebruik van het Atabix Zaaksysteem, waarbij de gegevens aan de hand van formulieren ingevoerd worden. Als de zaak is afgehandeld wordt de data die openbaar mogen komen doorgestuurd naar een datalijst. Deze datalijst is te zien op de websites. Dit is het front-end deel van de opdracht. In ongeveer een half jaar tijd is dit project gerealiseerd.
Eind mei stonden de eerste versies van de drie productieomgevingen online. Nu konden gebruikers, ook wel redacteuren genoemd, getraind worden om met het zaaksysteem te werken. Ongeveer een maand later werd decharge gegeven op het hele project en konden de redacteuren het nieuwe zaaksysteem in gebruik nemen. En wanneer er toch iets veranderd moet worden, kunnen beheerders dit dankzij de no-code oplossing volledig zelf doen.
Michel: “Het is fijn hoeveel vrijheid we in het systeem hebben. Het is een compleet zelf in te stellen systeem. Het aanpassen van een e-mail of het aanmaken van een nieuwe taak kan je gemakkelijk zelf regelen.”
Ook de redacteuren laten een positief geluid horen sinds zij werken met het nieuwe systeem. Michel: “Ten opzichte van de applicatie hiervoor, is dit systeem een ontzettende verbetering. Het is gewoon heel modern. Redacteuren waarderen het dat er constant geüpdatet wordt. Het maken van overzichten is een functie waar mensen echt blij van worden.”
Het zaaksysteem verrast Michel zelf ook nog steeds: "Ik ontdekte gisteren nog dat je een logboek in kan zien van alle automatiseringen die draaien. Super boeiend, omdat je dan weet welke automatisering wel of niet gedraaid heeft. Dit zijn echt dingen waarvan ik denk: wow, fantastisch dat dit systeem dit allemaal kan!"

Zaakgericht werken: efficiënt en professioneel
De komst van het nieuwe zaaksysteem helpt de medewerkers van de Interventiedatabase om efficiënter en professioneler te werken.
Michel: “We zijn nu veel meer bezig met ‘wat doen we met de data?’, 'is dit veld nodig?'. In het oude systeem stonden heel veel velden die we niet gebruikten en ook niet konden verwijderen. Daar hadden we totaal geen grip op. Dat is echt een verbetering. We werken nu veel meer hoe we willen werken. Het oude proces was veel te omslachtig, nu werken we veel efficiënter."
Om gegevens in het zaaksysteem te krijgen, wordt gebruik gemaakt van formulieren. Het gebruik van deze formulieren helpt om creatieve oplossingen te vinden. Laurens: “Omdat je die formulieren op deze manier tot je beschikking hebt, wordt er ook bedacht: 'Oké, dan kunnen we zo'n formulier ook wel op een andere site ontsluiten of vanuit een andere site doorgeleiden, zodat externe partijen ook praktijkvoorbeelden kunnen aanmelden.' Het is grappig om te zien dat je nu van mogelijkheden gebruik gaat maken, die je vooraf niet bedacht had."
“Het mooie aan dit systeem is dat het helemaal digitaal toegankelijk is. We hebben nu een status A voor de Interventiedatabase, dat is iets waar we hartstikke trots op mogen zijn. Dat is mede dankzij het Atabix zaaksysteem.”
Laurens en Michel zijn zeer te spreken over de digitale toegankelijkheid binnen het systeem van Atabix.
Michel: “Het mooie aan dit systeem is dat het helemaal digitaal toegankelijk is. We hebben nu een status A* voor de interventiedatabase, dat is iets waar we hartstikke trots op mogen zijn. Dat is mede dankzij het Atabix zaaksysteem.”
* Michel doelt hier op de Web Content Accessibility Guidelines (WCAG). De WCAG bevat alle technische richtlijnen en eisen die nodig zijn om je websites, applicaties en documenten toegankelijk te maken voor iedereen, inclusief mensen met een beperking (red.).
Laurens: "Ja, dat mag wel even gezegd worden, want onze toegankelijkheidsmensen zijn zeer streng!"
Korte lijntjes met het Support Team
Nu het project afgerond is, kunnen Michel en Laurens terecht bij het Support Team van Atabix voor vragen en oplossingen. Ook deze ervaring is positief voor hen. Michel: “De lijntjes zijn kort en ik krijg snel reactie.” Laurens vult aan: “Het Support Team heb ik snel aan de lijn. Dezelfde persoon helpt ons, je hoeft ook dus niet steeds iemand uit te leggen waar ging het ook alweer over? Dat is heel fijn.”