Uitdaging
Een zaaksysteem implementeren die voldoet aan alle wensen en eisen van het RIVM om het proces van vergunningverlening aan tatoeëerders en piercers in Nederland makkelijker te maken.
Oplossing
No-code oplossingen, zoals slimme formulieren en een flexibel zaaksysteem, waarbij gegevens beveiligd zijn en functioneel beheerders zelf gemakkelijk de nodige aanpassingen kunnen doorvoeren.
Resultaat
Een uniforme en efficiënte werkwijze voor alle GGD-inspecteurs om vergunningen te verlenen aan tatoeëerders en piercers in Nederland. Het zaaksysteem ondersteunt de NVWA in hun toezichthoudende rol.
Samen bouwen aan een oplossing
TAPIR is een initiatief van het RIVM (Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu). Zij beheren het systeem waarin de 25 GGD'en in Nederland de aanvragen verwerken voor vergunningen en vrijstellingen om te tatoeëren en piercen in Nederland.
Leo en Karlien zijn functioneel beheerders van het zaaksysteem voor TAPIR. Zij vertellen: "We waren ontevreden over het zaaksysteem waarmee voorheen gewerkt werd. Doorontwikkeling verliep moeizaam en we wilden een flexibeler systeem. Er lagen al enige tijd wensen op de plank."
Omdat andere partijen binnen het RIVM al bezig waren met het ontwikkelen van databases met de Atabix Suite, was het contact met Atabix snel gelegd. Leo: "We bespraken of onze wensen door Atabix doorontwikkeld konden worden. Dat was mogelijk, in medio januari zijn we van start gegaan."
"De samenwerking was een goede ervaring. Er werd een heel dagdeel voor ons vrijgemaakt. Zo werd het een co-creatieproject. Dat was heel fijn."
In juni werd het vernieuwde zaaksysteem overgezet. Hier ging een prettige samenwerking aan vooraf, dankzij een flexibele aanpak waarbij ideeën direct in de praktijk werden gebracht. Leo: “Het mooie was dat er al pratende live gebouwd kon worden, dat geeft een goed beeld van hoe het er uiteindelijk uit gaat zien. Bij vorige ontwikkeltrajecten heb ik dat nooit gezien. Je hebt nu direct zicht op het resultaat en dat werkt gewoon snel. Er zaten geen tijdvreters van wachttijd tussen, dat heb ik als heel positief ervaren.”
Ook Karlien is tevreden over de samenwerking: “Het was een hele goede ervaring. Het contact was laagdrempelig, we spraken vaak fysiek af. Er werd dan een heel dagdeel voor ons vrijgemaakt. Zo werd het een co-creatieproject. Dat was heel fijn.”
Versnelde aanvraag door slimme formulieren
Om een aanvraag te starten of een wijziging (bijvoorbeeld een nieuw adres) door te geven, logt een ondernemer met e-herkenning in op veiligtatoeerenenpiercen.nl of vult direct op de website een formulier in. Dit is een 'slim formulier' met veldlogica. Op basis van wat een aanvrager invult, wordt met logica bepaald of er een vervolgvraag nodig is.
Ook is het formulier gekoppeld met de KVK, daardoor worden de juiste gegevens uit het handelsregister automatisch ingevuld. Via een BAG-koppeling vult het formulier basisgegevens zoals straat en woonplaats automatisch in op basis van postcode en huisnummer. Dankzij dit 'slimme' formulier blijft de invultijd voor de aanvrager zo kort mogelijk.
De gegevens uit het formulier worden doorgestuurd naar het Portaal, In het Portaal kunnen ondernemers direct een aanvraag doen en hun gegevens bekijken. Karlien: “Het portaal met e-herkenning hadden we in ons vorige zaaksysteem niet. Het is fijn dat we dit er nu bij hebben. Ondernemers kunnen nu ook hun vorige vergunningen en vrijstellingen inzien.”
Uniforme werkwijze voor heel Nederland
Leo en Karlien willen een uniforme en efficiënte werkwijze voor alle medewerkers van de GGD's en de inspecteurs van de NVWA in Nederland. Het zaaksysteem draagt hieraan bij. Zo wordt de juiste GGD automatisch geselecteerd op basis van de ingevulde adresgegevens uit het formulier. En kunnen medewerkers van de GGD en NVWA een kaart raadplegen met alle locaties van tattoo- en piercingstudio's. Met één klik kunnen zij zo de aanvraagstatus van een studio inzien.
Een ander voorbeeld is het gebruik van geautomatiseerde e-mails. Leo: “Dit systeem biedt ons meer mogelijkheden om berichten voor elkaar achter te laten of een bepaald proces te starten. De GGD heeft een vergunningverlenende rol, de NVWA een toezichthoudende rol. De NVWA doet onaangekondigde inspecties, deze resultaten kunnen ze nu gemakkelijk via een bericht aan de zaak toevoegen. De GGD krijgt dan een automatische mail met een linkje en een kort bericht dat in de betreffende zaak een bericht is geplaatst. In het vorige systeem ging dat veel moeizamer.”
Snel doorontwikkelen door zelf aan de knoppen te zitten
De oplossingen van Atabix zijn 'no-code'. Het handige aan no-code is dat klanten gemakkelijk zelf onderdelen kunnen toevoegen. Zij ervaren hiermee de flexibiliteit om eigen wensen door te voeren. Zo hebben Leo en Karlien na oplevering van het systeem zelf nog een aantal onderdelen toegevoegd aan hun zaaksysteem, zoals procesblokken, meer automatische mails en velden die ontbraken in verschillende processen. Omdat niet alle gegevens voor elke organisatie relevant zijn om in te zien, hebben Leo en Karlien bepaalde gegevens afgeschermd voor de partijen die geen recht hebben op die informatie. Dit is in het kader van de Wmebv.
"Het was fijn dat we veel samen konden komen met de projectleiders van Atabix om op een informele manier onze wensen uit te wisselen. Zij bouwden het direct voor ons om te zien hoe dit zou uitpakken. Daardoor kregen wij ook gelijk mee hoe het systeem werkte."
Leo en Karlien zijn direct meegenomen in het proces. Zo leerden zij snel met het systeem om te gaan, om zelf gewenste aanpassingen door te voeren na oplevering van het zaaksysteem. Karlien: "Het was fijn dat we veel samen konden komen met de projectleiders van Atabix om op een informele manier onze wensen uit te wisselen. Zij bouwden het direct voor ons om te zien hoe dit zou uitpakken. Daardoor kregen wij ook gelijk mee hoe het systeem werkte.
"Leo: “Het systeem is niet opgeleverd als vast systeem, wat log is en vaststaat. Het blijft flexibel. En omdat wij als functioneel beheerder onder de motorkap aan de knoppen kunnen blijven draaien, kunnen we wensen van de eindgebruikers heel makkelijk en snel zelf doorvoeren. Dat werkt heel fijn en efficiënt.”
Nazorg van het Atabix Support Team
Nu het zaaksysteem live staat, kunnen Leo en Karlien bij vragen een beroep doen op het Support Team. Hier wordt hun vraag snel behandeld en eventueel doorgezet naar het development team.
Leo: "Allereerst dachten we dat het een enthousiaste instelling was om dit traject in een half jaar af te hebben. Maar dat is toch gelukt. De lijntjes zijn kort. Ook nu, als we een vraag hebben aan het Support Team, wordt er snel gereageerd. En we kunnen goed zien of een ticket doorgezet wordt naar ontwikkeling.”
